Témoignage Sogequip

La société oullinoise (69) spécialisée dans les applications du froid industriel tire pleinement partie de technologies ouvertes pour mettre en œuvre sa maintenance préventive et optimiser sa facturation.

Filiale du Groupe GCC depuis 2013, Sogequip (52 personnes, 10 M€ de CA en 2018) installe, maintient et dépanne des systèmes frigorifiques pour le secteur de la plasturgie, historiquement prépondérant, l’industrie pharmaceutique, la chimie et le tertiaire, en fort développement depuis trois ans. Un service dédié s’occupe de l’installation de projets clé-en-main.

Le suivi de la maintenance était assuré depuis 2007 par une base Access qui permettait la gestion des contrats et des visites. La société a décidé d’optimiser ses processus internes en digitalisant notamment le suivi des contrats et le suivi périodique des visites.

La digitalisation des processus : un vecteur d’efficacité

Pierre Beauvois, Chargé d’Exécutions Techniques & Commerciales, explique que le planning des interventions de maintenance existait au format papier et concernait 25 techniciens. Les contrats circulaient aux formats Word ou Excel. Les suivis des retards étaient difficilement gérables via un support papier, voire un logiciel bureautique. « Il était donc crucial d’être plus efficace : par exemple, nous voulions pouvoir générer les rapports de maintenance en un clic. ».

Pierre Duboeuf, Directeur Administratif et Financier explique que la mise en place d’une solution est intervenue suite à une réflexion lancée il y a quelques années. Sogequip envisageait aussi le développement de la mobilité pour ses techniciens. Le second point concernait la facturation clients, jusque-là gérée sur un logiciel qui n’était plus adapté au contexte fonctionnel ni maintenu.

SABE Softwares : une solution répondant pleinement à un besoin

Le changement d’actionnaires au sein de la société il y a 4 ans a relancé le débat. Un cahier des charges avait été élaboré et une solution sélectionnée, mais celle-ci était plus axée sur la maintenance industrielle des équipements de nos clients.

Monsieur Duboeuf explique : « Nous n’avons pas d’usines, mais gérons avant tout des clients qui, eux, ont des usines. Après un long, coûteux et infructueux processus de mise en œuvre, nous avons donc reconsulté le marché. Nous avons activé le module financier et étudié la faisabilité du volet Mobilité avec eux. ».

Une solution et un déploiement évolutifs

« La société a analysé l’ensemble des fonctionnalités, a testé et fait évoluer l’outil pendant 18 mois au gré des besoins. La mobilité n’était pas encore commercialisée au début des essais, mais nous avons fait confiance à SABE Softwares pour lancer l’aventure et avons fait office de testeurs en quelque sorte. » souligne Monsieur Duboeuf.

« Idem pour la facturation, nous avons activé la fonctionnalité de la solution MySABE existante. Des points hebdomadaires permettent de faire évoluer le paramétrage. A ce titre, nous apprécions beaucoup la réactivité de SABE Softwares. Il n’y a pas eu de cahier des charges formel à proprement parler. Nous savions ce que nous voulions et nous connaissions la solution et l’intégrateur depuis plusieurs années. Nous avons aussi examiné la gestion des interventions. Nous nous servions jusque-là de la planification pour les contrats, en préventif et de façon partielle. ».

SABE Softwares a effectué une présentation globale de l’outil au début du projet. Des procédures techniques ont été rédigées en interne. Désormais, chaque nouveau collaborateur est formé à son utilisation, selon son profil. Des évolutions ont eu lieu pour la partie administrative – comme la saisie de commandes, la rentrée des contrats, des clients, la création de devis, de dossiers – au gré de l’utilisation. Monsieur Beauvois reste disponible en support en cas de question technique. Le déploiement s’est étalé sur deux ans : la solution a été mise en place début 2016 pour la maintenance préventive. La mobilité a été mise en œuvre pendant l’été 2017.

L’implémentation effective des deux plateformes a débuté au 1er janvier 2018. Selon Monsieur Duboeuf, « Sogequip a avancé lentement mais sûrement, car nous gérions plusieurs projets en même temps. Cela n’a pas été simple des deux côtés, car il a fallu remobiliser les équipes à chaque fois. SABE Softwares a pu se caler à notre rythme. Une phase délicate de migration de base et de changement de serveur a eu lieu pendant l’été 2017 avec une reprise de certains paramétrages, mais tout s’est réglé en trois mois. ».

Pédagogie et pratique pour une gestion du changement en douceur

« Nous sommes passés d’un outil qui tournait sous AS400 avec une solution légère reposant sur une technologie très ouverte. Nous passons d’un mode de fonctionnement très contraignant en vigueur depuis 25 ans à quelque chose de totalement flexible. Les quelques réticences internes au changement se sont dissipées au bout d’un an et demi de pratique. Nous avons beaucoup insisté sur le fait que, pour assurer un suivi efficace de la facturation, un outil complet était nécessaire afin de réunir des informations disparates. Un peu de pédagogie a donc été nécessaire. » explique Monsieur Duboeuf.

Une vision complète des tâches de maintenance

Les dossiers sont préparés sur le planning du technicien chaque vendredi. Il dispose de la vue complète des tâches qui lui sont affectées sur sa semaine de travail à venir lorsqu’il se connecte sur son poste de travail ou sa tablette. Il gère trois grandes tâches :

• Du pur entretien sortant du préventif et figurant dans les contrats intégrés dans la GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur), avec validation des gammes (liste de travaux à faire / faits sur les machines).

• Des interventions sur devis réalisés sur la GMAO puis passés en dossiers et planifiés sur les techniciens. Le technicien remplit les informations nécessaires dans la solution (travaux effectués, temps passés, nom de contact client, signature client et envoi du dossier).

• Des opérations de dépannage en garantie, et de diagnostic dépannage : un dossier est mis à disposition au fil de l’eau pour le technicien, qui peut en créer lui-même selon le besoin. Il doit par ailleurs renseigner la liste des fournitures en vue de la facturation, sous la forme d’un rapport que le client valide, en toute transparence.

Des évolutions techniques envisagées

Monsieur Beauvois explique : « Dans le futur, nous aimerions intégrer notre relevé de maintenance dans le processus global de notre GMAO. Les techniciens délivrent également des certificats d’étanchéité sur les machines – conformément à la réglementation – sur un outil tiers pour lequel nous aimerions une passerelle avec la solution MySABE. L’idée étant que le technicien puisse réaliser ces opérations de façon fluide, rapidement et en une seule fois. A moyen terme, Sogequip envisage l’interconnexion avec un CRM, de même qu’un interfaçage avec l’ERP du groupe. ».

Des gains de performance évidents

Monsieur Duboeuf souligne que Sogequip a été confronté à des impératifs de choix, de technologie et de mobilité, sachant que la demande venait aussi de l’interne. Le recours à une solution moderne était un passage obligé et primordial. « Nous apprécions la réactivité de notre contact chez SABE Softwares, ce qui permet des évolutions hebdomadaires de la solution selon nos besoins. Nous savons d’expérience qu’il peut être très compliqué d’avoir cette qualité d’écoute auprès de certains éditeurs de logiciels. ».

Il reconnaît que la digitalisation des processus papiers a apporté des gains évidents de temps et de performance qui se ressentent sur la trésorerie. « Notre objectif est désormais de pouvoir facturer au plus tard à 15 jours après la clôture d’un dossier. ». Monsieur Beauvois ajoutant que la solution apporte aussi un plus indéniable au niveau du traitement de la donnée.

En résumé : En digitalisant sa maintenance avec MySABE, une solution répondant à une demande interne, Sogequip dispose désormais de processus légers et performants, notamment en mobilité. Les techniciens disposent de la vue complète des tâches à effectuer et peuvent préparer leur semaine en toute sérénité. Au final, la société a optimisé et fluidifié sa facturation.